Gestão Documental só com política pública de arquivos transparente e o controle social.

Diante da inexplicável ausência (gap) de uma Política Pública de Arquivos e de gestão documental: “o tempo ruge”, as pragas danosas do descaso e do tempo vão dilapidando o patrimônio documental e memorial. Salve se quem puder do esquecimento!

Você já ouviu falar no “poder dos arquivos”? Tem um texto que explica: The Power of Archives: Archivists’ Values and Value in the Post-Modern Age. Há 21 anos, A lei federal que dispõe “sobre a política nacional de arquivos públicos e privados” já existe. O CONARQ foi criado através dela, com a missão de definir políticas públicas de arquivos, diz o artigo 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991:

“Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, (…)”

Por que então, ainda não temos uma política pública de arquivos? Na verdade, precisamos ser justos, existem órgãos do judiciário, como a Justiça Federal e o TJ do RJ que tem uma política de arquivos efetiva, que deveria entrar para o rol das melhores práticas! O TJ/RJ inclusive tem um Departamento de Gestão do Conhecimento, ao qual estão ligados os serviços de arquivo e todos os serviços de informação estão integrados! É uma ilha de excelência num oceano informacional complexo, que é carente de política públicas efetivas, transparentes e dinâmicas!

Na Justiça Federal, o Conselho da Justiça Federal (CJF), já exarou uma série de portarias que definem sua política de Gestão Documental, inclusive definindo critérios objetivos para aqueles processos que podem ser descartados. Qual o segredo de terem chegado a definição de uma política pública e institucional de arquivos e sua implantação gradual mas efetiva e dinâmica? Uma pesquisa talvez respondesse com maior propriedade. Foi o resultado de um processo de construção coletiva e colaborativa, multidisciplinar, que ouviu magistrados, operadores de direito, arquivistas, historiadores e demais atores sociais. Noutras palavras uma relação dialógica – não só saber falar, mas também saber ouvir os seus pares! 

O que escrevi acima foi resultado de uma pesquisa que resultou numa monográfia apresentada na cadeira de Políticas de Arquivos no curso de Arquivologia da Fabico/UFRGS.

Quanto à 1ª CNARQ – Conferência Nacional de Arquivos, acho válido! Mas se você acessar o portal da AAERJ e após votar em qual sua opinião em relação aos desdobramentos do CNARQ, verificar como está a pesquisa de opinião, verá que o resultado está assim: Otimista= 14%; Cética= 86%; Pessimista= 0%. Vote e confira… 

Tomo a liberdade de dar minha opinião quanto ao CNARQ: embora compreenda o contexto em que está inserido o CNARQ e o fato relevante de ser um processo de construção, coletiva e colaborativa, dos profissionais de arquivo e de todos os que estão preocupados com a questão do patrimônio documental e arquivístico brasileiro, minha preocupação é só uma: estamos atrasados e defasados a mais de 2 décadas na definição de políticas de arquivos efetivas.

De outra parte, cabe ao Poder Público e aos seus gestores que tenham a consciência social de seu dever constitucional de levar a efeito a Gestão Documental:

Art. 1º – É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e de informação.

“Art. 23 – É competência  comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios:  III – proteger os documentos, (…)

Cabe citar a Carta Magna, no seu art. 216, que incluem como elemento integrante do patrimônio cultural brasileiro, dentre os vários itens bem conhecidos, lista como formadores da memória de diferentes grupos formadores da sociedade brasileira:  § IV – as obras, objetos, documentos, (…)

Por que então, simplesmente não se prima por aplicar as leis que já existem e que foram o resultado de toda uma dinâmica legislativa democrática em relação ao patrimônio documental brasileiro?

Por que o PRONAME – Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário , um esforço profissional e altamente qualificado do CNJ, que chegou ao primor de elaborar tabelas de temporalidade para diferentes órgãos do poder judiciário – elaborado por um grupo de especialistas altamente gabaritados – entretanto parece que, simplesmente, está encontrando dificuldade em ser implementado?

Bem, retomo a minha preocupação: estamos atrasados no tempo, no que tange a Gestão Documental, com raríssimas exceções de tribunais como o do RJ, de BSB, e a JF. O CNJ recomendou, e, alguns Conselhos já corroboraram: precisamos integrar arquivistas aos nossos quadros. Mas quantos e quando? À exceção do TRF da 2ª Região (concurso 2012), TRTs 1ª, 8ª e 23ª regiões, além de alguns TREs, poucos são os que já atenderam a recomendação do CNJ.

O problema do atraso é proporcional à não priorização à Gestão Documental. Ela só vem à tona quando se esbarra no problema da alta demanda de espaço físico e seus altos custos operacionais. O que é está por trás desta não priorização? No meu entender é uma questão de falta de consciência e responsabilidade social, para não dizer institucional.

Mas e para quem não faz ideia do que seja uma “Gestão Documental”? A lei federal da política nacional de arquivos, ( Lei 8.159 no art. 3º), orienta com autoridade e competência: 

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” (grifo do arquivista blogueiro)

A falta de espaço físico para guardar tudo é uma mazela social e institucional dos Arquivos a qual não podemos fechar os olhos! O TJ RS, por exemplo, noticiou que chegou a 4 milhões de processos. O seu mega prédio do Arquivo Judicial do Estado está com sua capacidade completamente esgotada! Entra ano, sai ano e por mais que já exista profissionais arquivista de alta competência, que estão trabalhando duro, a problemática extrapola o âmbito institucional. Neste ponto, foi louvável a iniciativa de criar um Grupo Multidisciplinar para tratar da questão de chegar a um consenso do que pode ser descartado – como por exemplo as multicópias. Leia: TJRS discute com especialistas o descarte de processos do Arquivo Judicial do Estado

Essa iniciativa democrática, aberta, transparente e inovadora do TJRS merece o aplauso de toda a sociedade além do reconhecimento por parte da classe dos arquivistas pelo primor e sensibilidade como a questão está sendo tratada.

Em tempos da nova lei federal que regula o Acesso à Informação Pública, emerge o instituto do controle social e abre-se uma linha de sensibilização da consciência social e cidadão. Consciência esta que está alinhada com a DUA – Declaração Universal sobre os Arquivos que todos precisamos conhecer e respeitar! Dada sua relevância social compartilho-a abaixo:

DECLARAÇÃO UNIVERSAL SOBRE OS ARQUIVOS *

Arquivos registram decisões, ações e memórias. Arquivos são um património [patrimônio] único e insubstituível transmitido de uma geração a outra. Documentos de arquivo são geridos desde a criação para preservar seu valor e significado. Arquivos são fontes confiáveis de informação para ações administrativas responsáveis e transparentes. Desempenham um papel essencial no desenvolvimento das sociedades ao contribuir para a constituição e salvaguarda da memória individual e coletiva. O livre acesso aos arquivos
enriquece o conhecimento sobre a sociedade humana, promove a democracia, protege os direitos dos cidadãos e aumenta a qualidade de vida.

Por isso reconhecemos:
# o caráter singular dos arquivos como evidência autêntica das atividades administrativas, culturais e intelectuais e como um reflexo da evolução das sociedades;

 # o caráter fundamental dos arquivos no apoio à condução eficiente, responsável e
transparente de negócios, proteção dos direitos dos cidadãos, fundamentação da
memória individual e coletiva, compreensão do passado, documentação do presente e
orientação das ações futuras;

 # a diversidade dos arquivos ao registrarem todas as áreas da atividade humana;
 a multiplicidade de suportes e formatos em que os documentos são produzidos,
incluindo papel, audiovisual, digital e outros;

# o papel dos arquivistas, profissionais qualificados, com formação apropriada e contínua, que servem as suas sociedades, apoiando a produção, seleção e conservação dos documentos, e os tornam disponíveis para uso;

# a responsabilidade de todos, cidadãos, gestores e autoridades públicas, proprietários ou detentores de arquivos públicos ou privados, arquivistas e outros profissionais do campo da informação, na gestão de arquivos. (grifo do arquivista blogueiro)

Por isso nos comprometemos a trabalhar juntos, para que:

# sejam adotadas e aplicadas nacionalmente políticas e legislação arquivística adequadas;
 a gestão de arquivos seja valorizada e realizada com competência por todos os organismos, públicos ou privados, que produzem e usam documentos de arquivo na condução de seus negócios;

# sejam disponibilizados os recursos necessários para apoiar a adequada gestão dos
arquivos, inclusive a contratação de profissionais capacitados;

# os arquivos sejam geridos e conservados de forma a garantir a sua autenticidade,
confiabilidade, integridade e uso;

# os arquivos sejam acessíveis a todos, respeitando a legislação pertinente e os direitos
dos indivíduos, produtores, proprietários e usuários;

# os arquivos sejam utilizados de modo a contribuir para a promoção de uma cidadania
responsável.

* Aprovada na assembléia geral do Conselho Internacional de Arquivos realizada em 17 de setembro de 2010, durante a 42ª CITRA, em Oslo. Tradução para o português acordada entre o Arquivo Nacional (Brasil) e o Arquivo Nacional da Torre do Tombo (Portugal).

Clique aqui para imprimir =>  uma versão oficial da DUA do ICA no Word

De tudo o que vi sobre a CNARQ, não li alguma menção à DUA, e promover sua difusão para ajudar na construção da consciência social e cidadã em relação a relevância dos arquivos para a invenção da memória, a interpretação social, o processo de compreensão da diversidade que forma o mosaico cultural brasileiro e a valoração do patrimônio documental arquivístico brasileiro – incluindo o patrimônio arquivístico digital! Será que estou enganado? Não estaremos reinventando a roda? A lei de acesso a informação entra em vigor em maio – e tem gente que se atreve a dizer que ela não vai pegar? ISTO É QUE PRECISA MUDAR – uma questão de atitude de amor à pátria e respeito às leis!!!!

Desculpem ter me delongado, é minha veia literária, acho que tenho que começar a escrever livros! eh eh eh 

Depois de toda esta reflexão, quase 20 anos de dedicação a um órgão público, sigo aprendendo a cada dia na minha agradável e humilde rotina de trabalhar no balcão – embora sendo bacharel em Arquivologia há 1 ano! A boa notícia é que nutro a expectativa iluminada de uma nova oportunidade de trabalhar num local promissor,  interagir com colegas  pesquisadores e encontrar gestores sintonizados com a consciência social e institucional da Gestão do Conhecimento à qual inclui a Gestão Documental, como um de seus componentes primários e essencial! Recomendo um livro para expandir o PODER DOS ARQUIVOS? Pode ser esse:

Reeditado em 14/2/12.

Sobre Jackson Guterres

Sou um Cientista Cristão brasileiro atuando como Praticista da Ciência Cristã na cidade de Salvador, capital da Bahia, no Brasil.
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