Gestão de Documentos acelera trabalho no TRT-ES

O trabalho na Vara de Venda Nova do Imigrante ficou muito mais fácil e rápido depois da implantação do SICdoc, Sistema de Informação Corporativa para Gestão de Documentos. Quem afirma é o diretor da VT,Vitorio Bianco Neto. No interior do estado, a Vara foi a primeira a receber o sistema. O SICdoc se tornou o software básico da secretaria. Todos os documentos são gerados nele.

Ao automatizar os procedimentos, o SICdoc agilizou e melhorou a qualidade do trabalho na Vara. Antes, por exemplo, quando o juiz dava um despacho, a secretaria gerava um edital e mandava para a gráfica publicar no Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho (DEJT). “Era preciso abrir o DEJT diariamente, verificar a data da publicação e certificar no processo”, explica Vitorio, “agora, o despacho assinado eletronicamente pelo juiz já desencadeia o fluxo de trabalho.” O próprio SICdoc faz a remessa para o DEJT, checa a publicação e gera a certidão, tudo automaticamente. Segundo o diretor, “isso possibilita que os servidores se concentrem nas atividades resolutivas do processo (atividades-fim) e não nas instrumentais.”

Na VT de Nova Venécia, onde o SICdoc foi instalado há pouco tempo, as diferenças também são visíveis. “Posso fazer a sentença e assinar despachos de casa e o sistema já faz a tramitação automaticamente. Antes, era preciso mandar os arquivos para a VT por e-mail ou num pen drive”, diz a juíza titular Cláudia Villaça Poyarez. Para ela, o SICdoc trouxe facilidade e celeridade. “Pelo sistema, eu consigo acompanhar todo o andamento do processo, não preciso mais levar papéis para casa, não tem comparação”, elogia a magistrada.

O SICdoc começou a ser desenvolvido pela equipe da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (Setic) do TRT- ES em dezembro de 2009, e passou por uma fase de testes entre abril de 2010 e março deste ano. No interior, além de Venda Nova e Nova Venécia, as VTs de Colatina, Linhares e a 2ª de Cachoeiro já estão trabalhando com o sistema. Na capital, ele foi instalado nas 5ª, 6ª e 1ª VTs e em setores administrativos do Tribunal, como Diger, Seprec, Sereh, Sedig e Secretaria das Turmas. Em breve, será implantado na 11ª VT, como afirma o diretor da Setic, Alexandre Diláscio. “A implantação é rápida, mas há um período de treinamento e suporte, que dura três dias. É necessário que alguns servidores, o diretor da VT e o juiz participem”, explica.

Os próprios setores e varas podem solicitar à Setic a instalação do SICdoc e a Comissão de Tecnologia da Informação estabelece o cronograma. A vara de Alegre e a 4ª VT de Vitória já estão na fila de espera.

As varas e setores não recebem um sistema pronto, mas contribuem para o seu desenvolvimento. Segundo Alexandre Diláscio, uma das principais vantagens do SICdoc é automatizar procedimentos que antes eram manuais, otimizando o processo de trabalho. Mas, para isso, é preciso mexer com as formas de trabalho. “Ele provoca uma mudança nas rotinas e, por isso, no início causava uma certa resistência. Mas depois que passa a fase inicial, a equipe percebe que é muito mais produtivo e rápido trabalhar com o SICdoc”, acrescenta o Coordenador de Sistemas de Informação, Johnatan Silva.

Outra grande vantagem do SICdoc é a segurança. “Ele é muito mais seguro que outros sistemas, como Word e Excel”, frisa Johnatan. “O sistema protege os arquivos, gerando nomenclatura padronizada. Ele guarda e confere as assinaturas digitais”, ressalta o diretor da VT de Venda Nova, Vitorio Bianco. De acordo com a Setic, alguns tribunais e até outros órgãos públicos, como o Ifes, já demonstraram interesse em trabalhar com o SICdoc.

Fonte: TRT- ES – 05/9/11

Sobre Jackson Guterres

Sou um Cientista Cristão brasileiro atuando como Praticista da Ciência Cristã na cidade de Salvador, capital da Bahia, no Brasil.
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